議事録
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会議や話し合いについての記録である。人間は忘れるし、口頭での情報共有には時間的制約がつきものなので、影響力が大きいものから小さいものまで、極力議事録は作成するべきである。
議事録の意義
議事録には業務を円滑にする上での意義がある。また作成時には、どのような形式書式のものであっても、以下のような意義を踏まえたものとするべきである。
発言内容の記録
意思決定までの過程を、明らかにし、記憶違いなどによる無駄なコストの発生を予防する。
決定事項の明確化
どのような問題提起にたいして、どのような結論となったのかについてを明確にする。
情報共有のツール
議事録の内容を知っている人が知らない人に対して都度口頭で申し送るにも時間的制約が大きいことがほとんどである。
注意点
議事録作成時に留意するべきポイントは２点である。
部署の内外に通用する言葉を用いること
誰が読んでもわかるということが、後からその部署やってきた人にも優しい文章を書くことにつながる。
目的と結論が明確であること
どのような目的で話し合いが行われたのかということと、それに対してどのような結論が出たのかということが大切である。
誰が、いつまでに、なにをおこなうのかということが、明らかにわかるように記述されなければならない。
議事録の項目
会議名、日時、場所、メンバー、目的、議題、決定事項 が議事録に必要な項目であろう。
